Chris Porter
Con más de 10 años de experiencia en marketing en Internet, desarrollo de software y comercio electrónico, Chris es actualmente el CEO y fundador de http://advault.io También es el principal comprador de medios para una marca de comercio electrónico popular, con una inversión rentable de más de £ 1,000,000 en publicidad en los últimos 12 meses.
Cuando era niño y trabajaba para el negocio familiar, me llamaban Kit-Kat. Aprovecharía cualquier oportunidad posible para escabullirme en un descanso. Y yo era muy bueno en eso. Es difícil que te despidan cuando eres el hijo de 16 años del jefe.
Pasaría mi tiempo de descanso robado leyendo, escuchando audiolibros y planificando mi inevitable dominación mundial.
En 2007, cuando leí un libro llamado La semana laboral de 4 horas, tuve un pensamiento; "¿Cuatro horas? ¡Este tipo es un adicto al trabajo! "
Pero a medida que pasaban los años y mis negocios se volvían más ocupados, me sentía como si estuviera bajo la nieve, todo el tiempo. Nunca hubo tiempo para un descanso. Y a Kit-Kat le encantan sus descansos.
Mi lista fue garabateada en un diario de papel. Cada dos días me vería obligado a suicidarme en una lista y a escribir un montón de cosas que sabía que nunca llegaría a hacer.
Con el tiempo comencé a experimentar con sistemas de productividad. 2 años después y tengo un sistema.
Es un sistema que me deja con una lista completa de tareas pendientes todos los días.
Los sistemas de productividad definitivamente no son una solución única para todos. Vas a tener que modificar. Pero aquí hay un plano que puede probar.
Tener un sistema de productividad le permitirá lograr más, pero lo que es más importante, lo hará más feliz. No saber qué debe hacerse y cuánto tiempo debe hacerlo es una forma rápida de agotarse. La incertidumbre genera estrés.
Objetivos del sistema
- Sáqueme de la oficina después de 4 horas.
- Permítame terminar todos los días con una lista de tareas completa.
- Supera mi procrastinación natural.
- Maximizar mi tiempo en lo que realmente importa.
Conceptos que debe conocer para que este sistema tenga sentido
La caja de Eisenhower
Eisenhower fue un presidente muy productivo y esta técnica fue inventada por él o se le atribuyó erróneamente.
Funciona así.
Cada tarea que tiene se encuentra en 1 de 4 cuadrantes.
Lo importante rara vez es urgente y lo urgente rara vez es importante. - Dwight Eisenhower (probablemente)
Las tareas del primer trimestre son inevitables, pero esté atento a las que se repiten. Construimos sistemas para minimizarlos. Q1 es sinónimo de apagar incendios. La mierda salió mal y tienes que arreglarlo ahora.
Q2 son las tareas que construyen nuestros negocios. Nuestro objetivo es dedicar el mayor tiempo posible a las tareas del segundo trimestre. Como la lluvia de ideas, la planificación y la construcción de relaciones.
Las tareas del tercer trimestre también son lo que yo llamo "tareas transnacionales": este es el tipo de cosas que, si se dejan por mucho tiempo, se convertirán en el primer trimestre. Cosas como pagar una factura, perseguir a un profesional independiente, enviar algunas consultas por correo electrónico. Agrupamos las tareas del tercer trimestre para que se puedan realizar en un lapso de tiempo.
Si podemos, delegamos ellos. Pero la mayoría de la gente no tiene asistentes ni personal. Considere un servicio de asistencia virtual de bajo costo como Magic (Mi enlace de referencia nos brinda a los dos 1 hora gratis.Es el mejor servicio de asistente virtual que he usado, personal altamente profesional y bien capacitado, y cobran por minuto, por lo que no hay desperdicio Envíe un mensaje a su VA las 24 horas del día, los 7 días de la semana por sms, correo electrónico o Telegram).
Las tareas del cuarto trimestre son una pérdida de tiempo. Facebook, viendo videos de YouTube y refrescando medium.com con la esperanza de que su artículo se haya vuelto viral.
Con el tiempo, usted sabe mejor en qué cuadrante se ubica realmente una tarea. Es fácil mentirse a sí mismo y etiquetar las cosas del tercer trimestre como importantes trimestres.
Técnica Pomodoro
Trabajo profundo, es decir, trabajo sin distracciones durante un período de tiempo. Lo logro poniendo mi teléfono en modo avión, poniendo brain.fm y usando la técnica Pomodoro.
Aquí es donde eliges trabajar sin distracciones durante un período de tiempo definido, luego tomas un descanso durante un período de tiempo definido.
Como quiero estar en la oficina durante 4 horas, lo hago así:
80/20/70/10/60
Eso es 3,5 horas de trabajo y 30 minutos de descanso. Unos 80 minutos de trabajo concentrados pueden ser demasiado al principio, así que experimenta. El intervalo Pomodoro tradicional es 25/5
Timeboxing
La cantidad de tiempo que uno tiene para realizar una tarea es la cantidad de tiempo que tomará completarla. - Ley de Parkinson
Aplica un período de tiempo fijo a cada tarea de tu lista de tareas pendientes. Oblíguese a trabajar dentro de esa caja de tiempo. Sin duda, comenzará por ser demasiado optimista con respecto a su ritmo de trabajo, pero pronto aprenderá qué es una caja de tiempo realista.
Vas a necesitar algunas herramientas
Y todos son gratuitos.
-
Cuenta de Trello.com
Trello es su nueva lista de tareas pendientes. -
Pomodoro Timer (física o aplicación de computadora - pero, por favor, no un teléfono).
Vas a trabajar en bloques prescritos seguidos de un descanso prescrito. Órdenes del médico. -
Un cronómetro (yo uso http://stopwatch1.codeplex.com )
Lo que se mide, mejora. Cada tarea es contrarreloj. No para que vaya más rápido, sino para que sea más consciente de la cantidad realista de tiempo que lleva una tarea. Cuanto mejor sea en esto, más probabilidades tendrá de planificar sus 4 horas de trabajo con precisión. -
Un bloqueador de sitios web como StayFocused
¿Alguna vez se ha fijado en abrir una nueva pestaña y escribir fa y luego presionar Intro para cargar Facebook? Eso es un hábito. Vamos a dejar que StayFocused nos ayude a no distraernos durante el trabajo.
La configuración de Trello
Trello tiene tableros y listas. Imagínelo así: una pizarra es un cuaderno y una lista es una página en un cuaderno.
Tenemos 3 tableros y cada tablero tiene sus propias listas.
1) Las tareas pendientes
Esta placa es su lugar de descarga para cada tarea que deba realizarse. Simplemente cree una nueva tarjeta en la lista de trabajos pendientes. En este punto, no están ordenados ni priorizados.
2) La tarea diaria
Esta es una lista diaria de tareas pendientes. Cada tarea tiene una prioridad y un calendario. Debido a que cada tarea tiene un límite de tiempo, puedo completar mi tarea diaria con la cantidad exacta de trabajo para entrar y salir de la oficina en 4 horas.
Todos los días esta lista se completa al 100%. Mayor satisfacción.
3) La captura de ideas
Estoy plagado de ideas. Los más terribles, algunos inteligentes. El tablero de captura de ideas es donde dejo mis ideas para que no se pierdan y pueda reírme de ellas más tarde.
Explicación de las tareas pendientes
En este tablero tenemos dos listas.
La captura de pantalla está borrosa para proteger a los inocentes.
Todo lo que figura en la lista de trabajos pendientes es algo que debo hacer. Esos valores y números [Q] los veremos en un momento. Por ahora, simplemente descargue todo lo que necesite hacer en este trabajo pendiente.
La lista programada es opcional. Lo uso como un calendario. Agrego mis reuniones y llamadas telefónicas.
Explicación de las tareas diarias
En este tablero tenemos dos listas.
Para hacer y listo. Pongo el título de mi lista de hechos con la fecha de hoy.
Captura de ideas
Creo una lista nueva cada mes
Simplemente agrego ideas a la lista a medida que aparecen. Las ideas son distracciones. Sácalos de tu cerebro.
Tu nueva rutina diaria
Dame seis horas para talar un árbol y pasaré las primeras cuatro afilando el hacha. - Abraham Lincoln (probablemente).
Ha llenado su trabajo pendiente con cosas que deben hacerse y su lista de ideas con ideas que son distracciones potenciales.
Ahora es el momento de asignar códigos Q y Timebox.
Recomiendo hacer esto todas las mañanas. Así es como lo hago:
- Pida café. Lo necesitará.
- Abra la lista de trabajos pendientes y elimine todas las tarjetas que ya no necesita hacerse (las cosas cambian y muchos problemas se resuelven por sí mismos).
- Ahora asigne un código Q a cada tarjeta en la cartera de pedidos. Elimine todo lo que sea del cuarto trimestre.
- Ahora asigne una casilla de tiempo a cada tarjeta. El título de su tarjeta ahora se verá así:
5. Ahora ordena la lista. Q1 en la parte superior. Q3 en la parte inferior.
6. Cada Q1 debe hacerse (esa es la naturaleza de los Q1). Así que muévalos a su lista de tareas diarias.
7. ¿Cuánto tiempo te queda? ¿2 horas? Impresionante. Elija cuánto tiempo dedicará a las tareas del segundo trimestre y mueva esa cantidad de trabajos pendientes a tareas diarias. Cuanto más tiempo pases aquí, mejor. Es por eso que usamos el sistema de código Q.
8. Por último, agregue todos los Q3 que pueda hacer en el tiempo restante.
9. Opcional: si tiene personas para delegar, luego agregue una tarea llamada Sesión de delegación [Q2] [XX]
En esta sesión, delegue sus Q3 a otra persona. Delegar en sí mismo es la actividad definitiva del segundo trimestre porque cada minuto que pasa haciéndolo le otorga muchos más minutos a cambio, que luego puede dedicar a más tareas del segundo trimestre.
10. Inicie su temporizador Pomodoro y comience a trabajar en esa lista diaria de tareas pendientes.
Uno de los objetivos del sistema es superar la procrastinación y creo que la clave es eliminar el proceso de toma de decisiones después de completar un paso. Si tiene una lista predefinida de tareas pendientes, en un orden predefinido, durante un período de tiempo predefinido, no se da la oportunidad de postergar las tareas más aburridas o difíciles.
Lucho con el siguiente paso
11. Una vez hecho esto. Ya terminaste. Salir, ir a casa, leer un libro, estar con amigos, hacer un pasatiempo, ir al cine, correr: su sistema de productividad está ahí para hacerlo más efectivo no solo más eficiente.
Ahora que puedes hacer más cosas en menos tiempo, haz un kit-kat.
Consejo profesional: Asigne un título a su lista de Listo con la fecha de hoy y al final de cada día mueva esta lista a un tablero Terminado para crear un registro de su productividad tiempo.
Lectura adicional: Por qué debería moverse a Velocidad promedio. También conocido como James Clear reescribe la tortuga y la liebre.