Comment faire chier (Steal My Productivity System)

Avec plus de 10 ans d'expérience dans le marketing Internet, le développement de logiciels et le commerce électronique, Chris est actuellement PDG et fondateur de http://advault.io Il est également acheteur média en chef pour une marque de commerce électronique populaire, déployant de manière rentable plus de 1 000 000 £ de dépenses publicitaires au cours des 12 derniers mois.

Quand j'étais enfant et que je travaillais pour l'entreprise familiale, ils m'appelaient Kit-Kat. Je saisirais toutes les occasions possibles pour me faufiler dans une pause. Et j'étais sacrément doué pour ça. C'est difficile de se faire virer quand on est le fils du patron de 16 ans.

Je passerais mon temps de pause volé à lire, à écouter des livres audio et à planifier mon inévitable domination du monde.

En 2007, lorsque j'ai lu un livre intitulé La semaine de travail de 4 heures, j'ai eu une pensée ; "Quatre heures? Ce type est un bourreau de travail !"

Mais au fur et à mesure que les années passaient et que mes entreprises devenaient de plus en plus occupées, j'avais l'impression d'être sous la neige — tout le temps. Il n'y avait jamais de temps pour une pause. Et Kit-Kat adore ses pauses.

Ma liste a été griffonnée dans un journal papier. Un jour sur deux, je serais obligé de me suicider sur une liste et de griffonner un tas de choses auxquelles je savais que je n'arriverais jamais vraiment.

Au fil du temps, j'ai commencé à expérimenter des systèmes de productivité. 2 ans plus tard et j'ai un système.

C'est un système qui me laisse une liste de choses à faire remplie chaque jour.

Les systèmes de productivité ne sont certainement pas une solution unique. Vous allez devoir peaufiner. Mais voici un modèle que vous pouvez essayer.

Avoir un système de productivité vous permettra d'accomplir plus, mais plus important encore, cela vous rendra plus heureux. Ne pas savoir ce qui doit être fait et combien de temps vous devez le faire est un moyen rapide de vous épuiser. L'incertitude crée du stress.

Objectifs du système

1. Sortez-moi du bureau au bout de 4 heures.
2. Permettez-moi de terminer chaque jour avec une liste de tâches complète.
3. Évite ma procrastination naturelle.
4. Maximiser mon temps sur ce qui compte vraiment.

Concepts que vous devez connaître pour que ce système ait du sens

La boîte Eisenhower

Eisenhower était un président extrêmement productif et cette technique a été soit inventée par lui, soit attribuée à tort à lui.

Cela fonctionne comme ça.

Chaque tâche que vous avez tombe dans 1 des 4 quadrants.

Ce qui est important est rarement urgent et ce qui est urgent est rarement important. - Dwight Eisenhower (probablement)

Les tâches du premier trimestre sont inévitables, mais soyez à l'affût de celles qui se répètent. Nous construisons des systèmes pour les minimiser. Q1 est synonyme d'extinction des incendies. La merde a mal tourné et vous devez le réparer maintenant.

T2 sont les tâches qui construisent nos entreprises. Notre objectif est de consacrer le plus de temps possible aux tâches du deuxième trimestre. Comme le brainstorming, la planification et l'établissement de relations.

Les tâches Q3 sont aussi ce que j'appelle des « tâches transnationales » : ce sont le genre de choses qui, si elles sont laissées trop longtemps, deviendront Q1. Des choses comme payer une facture, courir après un pigiste, envoyer des demandes de renseignements par e-mail. Nous regroupons les tâches du troisième trimestre afin qu'elles puissent être effectuées rapidement.

Si nous le pouvons, nous les déléguez. Mais la plupart des gens n'ont pas d'assistants ou de personnel. Envisagez un service d'assistance virtuelle à faible coût comme Magic (Mon lien de parrainage nous donne à la fois 1 heure gratuite.C'est le meilleur service d'assistant virtuel que j'ai utilisé - un personnel hautement professionnel et bien formé - et ils facturent à la minute, donc pas de gaspillage Envoyez votre VA 24h / 24 et 7j / 7 par SMS, e-mail ou télégramme).

Les tâches du T4 sont des pertes de temps. Facebook, regarder des vidéos YouTube et rafraîchir medium.com dans l'espoir que votre article soit devenu viral.

Au fil du temps, vous savez mieux dans quel quadrant une tâche se situe vraiment. Il est facile de se mentir et d'étiqueter les choses qui sont Q3 comme Q1 et Q2 importants.

Technique Pomodoro

Travail en profondeur, c'est-à-dire travailler sans distractions pendant un certain temps. J'y parviens en mettant mon téléphone en mode avion, en mettant sur brain.fm et en utilisant la technique Pomodoro.

C'est ici que vous choisissez de travailler sans être distrait pendant une durée distincte, puis de faire une pause pendant une durée distincte.

Parce que je veux être au bureau pendant 4 heures je fais comme ça :

80/20/70/10/60

C'est 3,5 heures de travail et 30 minutes de pause. Un travail concentré de 80 minutes peut être trop au début, alors expérimentez. L'intervalle Pomodoro traditionnel est 25/5

Timeboxing

Le temps dont on dispose pour effectuer une tâche est le temps qu'il faudra pour terminer la tâche. — La loi de Parkinson

Appliquez une durée fixe à chaque tâche de votre liste de tâches. Poussez-vous à travailler dans ce délai. Vous commencerez sans aucun doute par être trop optimiste quant à votre rythme de travail, mais vous découvrirez bientôt ce qu'est une boîte de temps réaliste.

Vous aurez besoin de quelques outils

Et ils sont tous gratuits.

1. Compte Trello.com
   Trello est votre nouvelle liste de tâches.
2. Minuteur Pomodoro (physique ou application informatique — mais s'il vous plaît, pas un téléphone).
   Vous allez travailler par blocs prescrits suivis d'une pause prescrite. Ordres du médecin.
3. Un chronomètre (j'utilise http://stopwatch1.codeplex.com)
   Ce qui est mesuré s'améliore. Chaque tâche est contre la montre. Non pas pour vous faire aller plus vite, mais pour vous rendre plus conscient du temps réaliste que prend une tâche. Mieux vous y parviendrez, plus vous aurez de chances de planifier vos 4 heures de travail avec précision.
4. Un bloqueur de site Web comme StayFocused
   Vous êtes-vous déjà aperçu que vous ouvriez un nouvel onglet et que vous tapiez fa puis appuyez sur Entrée pour charger Facebook ? C'est une habitude. Nous allons laisser StayFocused nous aider à ne pas être distraits pendant le travail.

La configuration de Trello

Trello a des tableaux et des listes. Imaginez-le comme ceci : un tableau est un cahier et une liste est une page dans un cahier.

Nous avons 3 tableaux, et chaque tableau a ses propres listes.

1) La tâche à accomplir dans le backlog

Ce tableau est votre dépotoir pour toutes les tâches à accomplir. Créez simplement une nouvelle carte sur le backlog. À ce stade, ils ne sont pas classés par ordre de priorité.

2) Les tâches quotidiennes

Ceci est une liste de choses à faire organisée quotidiennement. Chaque tâche est hiérarchisée et chronométrée. Parce que chaque tâche est chronométrée, je peux remplir mes tâches quotidiennes avec exactement la bonne quantité de travail pour que je sois au bureau et en dehors en 4 heures.

Chaque jour, cette liste est complétée à 100 %. Satisfaction majeure.

3) La capture d'idées

Je suis en proie à des idées. Le plus terrible, certains intelligents. Le tableau de capture d'idées est l'endroit où je vide mes idées afin qu'elles ne soient pas perdues et que je puisse en rire plus tard.

Explication des tâches à effectuer dans le backlog

Sur ce tableau, nous avons deux listes.

La capture d'écran est floue pour protéger les innocents.

Tout ce qui figure sur la liste de backlog est quelque chose que je dois faire. Nous reviendrons sur ces valeurs [Q] et ces nombres dans un instant. Pour l'instant, videz simplement tout ce qui doit être fait sur ce backlog.

La liste programmée est facultative. Je l'utilise comme un calendrier. J'ajoute mes réunions et appels téléphoniques.

Les tâches quotidiennes expliquées

Sur ce tableau, nous avons deux listes.

À faire et à faire. Je titre ma liste terminée avec la date d'aujourd'hui.

Capture d'idées

Je crée une nouvelle liste tous les mois

Je vide simplement les idées dans la liste au fur et à mesure qu'elles apparaissent. Les idées sont des distractions. Sortez-les de votre cerveau.

Votre nouvelle routine quotidienne

Donnez-moi six heures pour abattre un arbre et je passerai les quatre premières à affûter la hache. — Abraham Lincoln (probablement).

Vous avez rempli votre arriéré avec des choses à faire et votre liste d'idées avec des idées qui sont des distractions potentielles.

Il est maintenant temps d'attribuer des codes Q et une Timebox.

Je recommande de le faire tous les matins. Voici comment je procède :

1. Commandez du café. Vous allez en avoir besoin.
2. Ouvrez le backlog et supprimez toutes les cartes dont vous n'avez plus besoin (les choses changent et beaucoup de problèmes se résolvent d'eux-mêmes).
3. Attribuez maintenant un code Q à chaque carte du backlog. Supprimez tout ce qui est un Q4.
4. Attribuez maintenant une timebox à chaque carte. Le titre de votre carte ressemblera maintenant à ceci :

5. Maintenant, triez la liste. Q1 en haut. Q3 en bas.

6. Chaque Q1 doit être terminé (c'est la nature des Q1). Alors déplacez-les vers votre liste de tâches quotidiennes.

7. Il te reste combien de temps ? 2 heures? Impressionnant. Choisissez combien de temps vous passerez à effectuer les tâches du deuxième trimestre et déplacez ce nombre du backlog vers les tâches quotidiennes. Plus vous passez de temps ici, mieux c'est. C'est pourquoi nous utilisons le système de code Q.

8. Enfin, ajoutez tous les Q3 que vous pouvez faire dans le temps restant.

9. Facultatif : si vous avez des personnes à qui déléguer, ajoutez une tâche appelée Session de délégation [Q2] [XX]

Dans cette session, déléguez vos Q3 à quelqu'un d'autre. La délégation elle-même est l'activité ultime du deuxième trimestre, car chaque minute que vous y consacrez vous rapporte de nombreuses minutes supplémentaires, que vous pouvez ensuite consacrer à davantage de tâches au deuxième trimestre.

10. Démarrez votre minuteur Pomodoro et mettez-vous au travail sur cette liste de tâches quotidiennes.

L'un des objectifs du système est d'éviter la procrastination et je trouve que la clé est de supprimer le processus de prise de décision après avoir terminé une étape. Si vous avez une liste de tâches prédéfinie, dans un ordre prédéfini, pour une durée prédéfinie, vous ne vous donnez pas la possibilité de remettre à plus tard les tâches les plus ennuyeuses ou difficiles.

Je me bats avec la prochaine étape

11. Une fois que c'est fait. Vous avez terminé. Partir, rentrer à la maison, lire un livre, être avec des amis, faire un passe-temps, aller au cinéma, courir : votre système de productivité est là pour vous rendre plus efficace et pas seulement plus efficace.

Maintenant que vous pouvez en faire plus en moins de temps, optez pour un kit-kat.

Conseil de pro : intitulez votre liste Terminé avec la date du jour et, à la fin de chaque journée, déplacez cette liste vers un tableau Terminé pour créer un enregistrement de votre productivité sur temps.

Lecture supplémentaire : Pourquoi devriez-vous vous déplacer à la vitesse moyenne. Également connu sous le nom de James Clear, il réécrit la tortue et le lièvre.