Comment faire de la merde (voler mon système de productivité)

Avec plus de 10 ans d'expérience dans le marketing Internet, le développement de logiciels et le commerce électronique, Chris est actuellement PDG et fondateur de http://advault.io Il est également acheteur média en chef pour une marque de commerce électronique populaire, déployant de manière rentable plus d'un million de livres sterling de dépenses publicitaires au cours des 12 derniers mois.

Quand j'étais enfant et que je travaillais dans l'entreprise familiale, on m'appelait Kit-Kat. Je profitais de toutes les occasions possibles pour faire une pause. Et j'étais très doué pour ça. C'est dur de se faire virer quand on est le fils du patron à 16 ans.

Je passerais mon temps de pause volé à lire, à écouter des livres audio et à planifier mon inévitable domination du monde.

En 2007, lorsque j’ai lu un livre intitulé La semaine de travail de 4 heures, une seule pensée m’est venue à l’esprit : « QUATRE heures ? Ce type est un bourreau de travail ! »

Mais au fil des années, mes affaires sont devenues plus intenses et j'ai eu l'impression d'être débordée, tout le temps. Je n'avais jamais le temps de faire une pause. Et Kit-Kat adore ses pauses.

Ma liste était griffonnée dans un journal papier. Tous les deux jours, j'étais obligée de me suicider en écrivant un tas de choses que je savais que je n'arriverais jamais à faire.

Au fil du temps, j'ai commencé à expérimenter des systèmes de productivité. 2 ans plus tard, j'ai un système.

C'est un système qui me laisse avec une liste de choses à faire complétée chaque jour.

Les systèmes de productivité ne sont pas une solution universelle. Vous allez devoir faire des ajustements. Mais voici un modèle que vous pouvez essayer.

Avoir un système de productivité vous permettra d'accomplir davantage de tâches, mais surtout, cela vous rendra plus heureux. Ne pas savoir ce qui doit être fait et combien de temps vous devez le faire est un moyen rapide de vous épuiser. L’incertitude crée du stress.

Objectifs du système

1. Faites-moi sortir du bureau après 4 heures.
2. Permettez-moi de terminer chaque journée avec une liste de choses à faire complétée.
3. Cela l’emporte sur ma procrastination naturelle.
4. Maximiser mon temps sur ce qui compte vraiment.

Concepts que vous devez connaître pour que ce système ait du sens

La boîte Eisenhower

Eisenhower était un président extrêmement productif et cette technique a été soit inventée par lui, soit attribuée à tort à lui.

Cela fonctionne comme ça.

Chaque tâche que vous avez à accomplir se situe dans l’un des quatre quadrants.

Ce qui est important est rarement urgent et ce qui est urgent est rarement important. - Dwight Eisenhower (probablement)

Les tâches du premier trimestre sont inévitables, mais soyez attentifs à celles qui se répètent. Nous créons des systèmes pour les minimiser. Le premier trimestre est synonyme d'extinction d'incendies. Les choses ont mal tourné et vous devez les réparer maintenant.

Le deuxième trimestre est consacré aux tâches qui construisent nos entreprises. Notre objectif est de consacrer le plus de temps possible aux tâches du deuxième trimestre, comme le brainstorming, la planification et l'établissement de relations.

Les tâches du troisième trimestre sont également ce que j’appelle des « tâches transnationales » : ce sont le genre de tâches qui, si elles sont laissées de côté trop longtemps, deviennent des tâches du premier trimestre. Des choses comme payer une facture, relancer un freelance, envoyer des demandes de renseignements par e-mail. Nous regroupons les tâches du troisième trimestre afin qu’elles puissent être effectuées en plusieurs fois.

Si nous le pouvons, nous déléguer Mais la plupart des gens n'ont pas d'assistants ou de personnel. Envisagez un service d'assistance virtuelle à faible coût comme Magic (mon lien de parrainage nous permet à tous les deux d'obtenir une heure gratuite. C'est le meilleur service d'assistant virtuel que j'ai utilisé - un personnel hautement professionnel et bien formé - et ils facturent à la minute, donc pas de gaspillage. Envoyez un message à votre assistant virtuel 24h/24 et 7j/7 par SMS, e-mail ou Telegram).

Les tâches du quatrième trimestre sont une perte de temps. Facebook, regarder des vidéos YouTube et actualiser medium.com dans l'espoir que votre article devienne viral.

Au fil du temps, vous apprenez à mieux savoir dans quel quadrant se situe réellement une tâche. Il est facile de se mentir à soi-même et d'étiqueter les tâches qui sont de Q3 comme des tâches Q1 et Q2 importantes.

Technique Pomodoro

Travail en profondeur, c'est-à-dire travailler sans distractions pendant un certain temps. J'y parviens en mettant mon téléphone en mode avion, en mettant brain.fm et en utilisant la technique Pomodoro.

C'est là que vous choisissez de travailler sans distraction pendant une durée déterminée, puis de faire une pause pendant une durée déterminée.

Parce que je veux être au bureau pendant 4 heures, je le fais comme ça :

80/20/70/10/60

Cela représente 3,5 heures de travail et 30 minutes de pause. 80 minutes de travail concentré peuvent être trop au début, alors faites des essais. L'intervalle Pomodoro traditionnel est de 25/5

Timeboxing

Le temps dont dispose une personne pour effectuer une tâche est le temps qu'il lui faudra pour terminer cette tâche. — Loi de Parkinson

Fixez une durée fixe pour chaque tâche de votre liste de choses à faire. Efforcez-vous de travailler dans les limites de ce délai. Vous commencerez sans doute par être trop optimiste quant à votre rythme de travail, mais vous apprendrez rapidement ce qu'est un délai réaliste.

Vous aurez besoin de quelques outils

Et ils sont tous gratuits.

1. Compte Trello.com
   Trello est votre nouvelle liste de choses à faire.
2. Minuterie Pomodoro (physique ou application informatique — mais s’il vous plaît, pas un téléphone).
   Vous allez travailler selon des blocs prescrits suivis d'une pause prescrite. Ordre du médecin.
3. Un chronomètre (j'utilise http://stopwatch1.codeplex.com)
   Ce qui est mesuré s'améliore. Chaque tâche est chronométrée. Non pas pour vous faire aller plus vite, mais pour vous faire prendre conscience du temps réel que prend une tâche. Plus vous y parviendrez, plus vous aurez de chances de planifier vos 4 heures de travail avec précision.
4. Un bloqueur de site Web comme Restez concentré
   Avez-vous déjà remarqué que vous ouvriez un nouvel onglet et que vous tapiez fa puis appuyer sur Entrée pour charger Facebook ? C'est une habitude. Nous allons laisser Restez concentré Aidez-nous à ne pas nous laisser distraire pendant le travail.

La configuration de Trello

Trello Il y a des tableaux et des listes. Imaginez-le ainsi : un tableau est un cahier et une liste est une page dans un cahier.

Nous avons 3 tableaux, et chaque tableau a ses propres listes.

1) Le backlog à faire

Ce tableau est votre dépotoir pour chaque tâche à effectuer. Créez simplement une nouvelle carte dans le backlog. À ce stade, elles ne sont ni prioritaires ni ordonnées.

2) La tâche quotidienne à faire

Il s'agit d'une liste de tâches quotidiennes organisée. Chaque tâche est hiérarchisée et limitée dans le temps. Comme chaque tâche est limitée dans le temps, je peux remplir ma liste de tâches quotidiennes avec exactement la bonne quantité de travail pour pouvoir entrer et sortir du bureau en 4 heures.

Chaque jour cette liste est complétée à 100%. Grande satisfaction.

3) La capture d'idées

Je suis en proie à des idées. Certaines sont terribles, d'autres sont astucieuses. Le tableau de capture d'idées est l'endroit où je dépose mes idées pour qu'elles ne se perdent pas et que je puisse en rire plus tard.

Explication des tâches à effectuer dans le backlog

Sur ce tableau, nous avons deux listes.

La capture d'écran est floue pour protéger les innocents.

Tout ce qui figure dans la liste des tâches en attente est quelque chose que je dois faire. Nous aborderons ces valeurs et nombres [Q] dans un instant. Pour l'instant, je vais simplement déposer tout ce qui doit être fait dans cette liste de tâches en attente.

La liste planifiée est facultative. Je l'utilise comme un calendrier. J'y ajoute mes rendez-vous et mes appels téléphoniques.

Explication des tâches quotidiennes

Sur ce tableau, nous avons deux listes.

À faire et fait. J'intitule ma liste de choses faites avec la date d'aujourd'hui.

Capture d'idées

Je crée une nouvelle liste chaque mois.

Je mets simplement des idées dans la liste au fur et à mesure qu'elles me viennent. Les idées sont des distractions. Sors-les de ton cerveau.

Votre nouvelle routine quotidienne

Donnez-moi six heures pour abattre un arbre et je passerai les quatre premières à aiguiser la hache. — Abraham Lincoln (probablement).

Vous avez rempli votre backlog avec des choses à faire et votre liste d’idées avec des idées qui sont des distractions potentielles.

Il est maintenant temps d'attribuer les codes Q et Timebox.

Je recommande de faire cela tous les matins. Voici comment je le fais :

1. Commandez du café. Vous en aurez besoin.
2. Ouvrez le backlog et supprimez toutes les cartes qui n'ont plus besoin d'être faites (les choses changent et beaucoup de problèmes se résolvent d'eux-mêmes).
3. Attribuez maintenant un code Q à chaque carte du backlog. Supprimez tout ce qui est un Q4.
4. Attribuez maintenant une plage horaire à chaque carte. Le titre de votre carte ressemblera désormais à ceci :

5. Triez maintenant la liste. Les Q1 en haut. Les Q3 en bas.

6. Chaque premier trimestre doit être réalisé (c'est la nature des premiers trimestres). Déplacez-les donc vers votre liste de tâches quotidiennes.

7. Combien de temps vous reste-t-il ? 2 heures ? Génial. Choisissez le temps que vous allez consacrer à effectuer les tâches du deuxième trimestre et déplacez ce nombre de tâches de la liste des tâches en souffrance vers les tâches quotidiennes. Plus vous passez de temps ici, mieux c'est. C'est pourquoi nous utilisons le système de code Q.

8. Enfin, additionnez tous les Q3 que vous pouvez faire dans le temps restant.

9. Facultatif: si vous avez des personnes à qui déléguer, ajoutez une tâche appelée Session de délégation [Q2] [XX]

Au cours de cette séance, déléguez vos tâches du troisième trimestre à quelqu'un d'autre. La délégation elle-même est l'activité ultime du deuxième trimestre, car chaque minute que vous y consacrez vous rapporte de nombreuses minutes supplémentaires en retour, que vous pouvez ensuite consacrer à davantage de tâches du deuxième trimestre.

10. Démarrez votre minuteur Pomodoro et mettez-vous au travail sur cette liste de tâches quotidiennes.

L'un des objectifs du système est de vaincre la procrastination et je pense que la clé est de supprimer le processus de prise de décision après avoir terminé une étape. Si vous avez une liste de tâches prédéfinie, dans un ordre prédéfini, pour une durée prédéfinie, vous ne vous donnez pas la possibilité de remettre à plus tard les tâches les plus ennuyeuses ou les plus difficiles.

Je lutte pour passer à l'étape suivante

11. Une fois que c'est fait. Vous avez terminé. Partir, rentrer chez vous, lire un livre, être avec des amis, faire un hobby, aller au cinéma, faire un jogging : votre système de productivité est là pour vous rendre plus productif. efficace pas seulement plus efficace.

Maintenant que vous pouvez faire plus de choses en moins de temps, procurez-vous un Kit-Kat.

Conseil de pro : donnez un titre à votre Fait liste avec la date du jour et à la fin de chaque journée, déplacer cette liste vers un Fini tableau pour créer un enregistrement de votre productivité au fil du temps.

Lecture complémentaire : Pourquoi vous devriez déménager à Vitesse moyenne. Aussi connu sous le nom de James Clear réécrit la Tortue et le Lièvre.